La indización es un proceso mediante el cual se puede organizar de manera resumida el contenido de algún documento o archivo (texto, video, imagen, etc.) a través de palabras claves y que a su vez representen a cabalidad el contenido de dicho documento.
Entre las técnicas más usadas para realizar una indización se encuentran la indización automática, la indización libre y la indización documental, esta última se refiere a una técnica que involucra el análisis profundo y ampliado del contenido del archivo para poder relacionarle las palabras mas acordes según las característica de su contenido.
Además la indización documental también se basa en el análisis de los datos que describen la autoría, el espacio y el tiempo donde fue realizado (elementos formales del archivo) dándole esto un toque mucho más explicito.
La indización documental, al igual que los otros tipos de indización, tiene como principal objetivo facilitar la búsqueda posterior de la información que contiene el documento. Sin embargo este tipo de indización se utiliza para generar encuentros mucho más específicos, en el mundo computarizado se refiere a la búsqueda avanzada.
Es el método de organizar el contenido de cualquier archivo más eficiente en cuanto a la búsqueda del contenido indizado, debido a que como los datos son más específicos las probabilidades de llegar al archivo justamente buscado aumentan y además también sirve como técnica de descarte ya que si el buscador no lo encuentra es porque no se ha creado.
Un método acepado para realizar dicha indización es aquel que envuelve los aspectos generales para todo tipo de documento y los campos generales para documentos específicos.