Un plan de contingencia es un documento o cronograma que expresa un plan predictivo, reactivo y preventivo. Presenta una estructura estratégica y operativa que ayudará a controlar una situación de emergencia y minimizar sus consecuencias negativas. El plan de contingencia propone una serie de procedimientos alternativos al funcionamiento normal de una organización, cuando cualquiera de sus funciones habituales se ve afectada por una contingencia interna o externa. El sinónimo del término contingencia describe; posibilidad, eventualidad, coyuntura, ocurrencia, imprevisto, entre otros.
Qué es un Plan de Contingencia
Representa un plan preventivo de actuación, cuya finalidad es anticiparse a futuras situaciones de riesgo que pudieran perjudicar una actividad.
En el campo laboral, el plan de contingencia de una empresa es fundamental y necesario para verificar su debido funcionamiento en situaciones en las que partes de él no actúan o se desarrollan normalmente, independientemente de si la causa es interna o externa. Por lo tanto, podemos hablar de un plan de contingencia que sirva para superar los diferentes tipos de riesgos, en el cual, además de determinar el procedimiento para llevarlo a cabo, también se establecen las acciones específicas para cada caso.
Además de mejorar la seguridad, con un plan de contingencia, también se puede optimizar los recursos materiales o humanos en caso de crisis, ademas de controlar las medidas en función de lo planeado.
Es importante acotar que los posibles problemas de seguridad solo se pueden detener o reducir mediante análisis y pruebas, por lo que éstos deben reflejarse en el plan de contingencia. Además, haciéndolo ver como un componente preventivo, de ejecución y control del daño producido.
Clasificación de un Plan de Contingencia
El plan de contingencia comprende tres subplanes. Cada plan determina las contramedidas necesarias en cada momento del tiempo con respecto a la materialización de cualquier amenaza:
Plan B
Contemplar contramedidas preventivas antes de que se materialice una amenaza. Su finalidad es evitar tal materialización.
Plan de emergencia
Expresa una contramedida debido al desarrollo o pronóstico que una amenaza. Éste puede desarrollarse también después de un desastre o evento. Su finalidad es mitigar los efectos adversos de la amenaza.
Plan de recuperación
Contempla las medidas necesarias, que se deben aplicar, después de materializar y controlar la amenaza. Su propósito es restaurar el estado de las cosas tal como eran antes de la materialización de la amenaza.
Por otro lado, un análisis de riesgo y plan de contingencia no debe limitarse a estas medidas organizativas. También debe expresar claramente:
- ¿Qué recursos materiales son necesarios?
- ¿Qué personas están involucradas en el cumplimiento del plan?
- ¿Cuáles son las responsabilidades específicas de estas personas y su papel en el plan?
- ¿Qué protocolos de acción deben seguir y cómo son?
Características de un plan de contingencia
- Responde a las necesidades.
- Escrito.
- Suscrito, legítimo.
- Conocido- divulgado.
- Actualizado.
- Probado, se debe presentar de forma.
- Clara y concisa.
- Modular, que facilite su elaboración, evaluación y actualización.
- Esquemática.
- De vocabulario sencillo.
- Adaptable y flexible.
- Con cubierta de material de color llamativo, preferible de manera que lo diferencia ante cualquier manual.
Etapas de un plan de contingencia.
Primera etapa: «análisis de vulnerabilidad»
En esta primera fase se analizaran los riesgos, los recursos materiales, intangibles y humanos que están expuestos a dicho riesgo, así como su nivel.
Segunda etapa: «organización y estructura del plan»
En esta etapa se comenzaran a establecer los objetivos y la organización del Plan de Emergencia. Es muy importante planificar todas aquellas acciones encaminadas a completar el Plan, entre las cuales se pueden resaltar la asignación de responsabilidades, las técnicas de evacuación, extinción de incendios, primeros auxilios y atención, así como las acciones de capacitación necesarias para equipar al equipos de intervención con las herramientas necesarias para reaccionar correctamente ante una emergencia.
Tercera etapa: «implementación del plan de emergencia»
Cada plan de emergencia debe contemplar la formación de los equipos de intervención, así como de cualquier persona involucrada en el plan. Pero igual de importante es el reciclaje de tal entrenamiento.
En esta etapa es importante determinar cronológicamente las acciones a realizar. Entre las más importantes está la implementación de procedimientos operativos:
- Gestión de rutas de evacuación.
- Qué hacer en caso de incendios. entre otros.
Cuarta etapa: «el plan de evacuación»
significa valorar o evacuar de forma ordenada y planificada un espacio o lugar, trasladando a las personas a un lugar seguro y sin riesgos, que se conoce como el Punto de Reunión.
Quinta etapa: «difusión»
Tener un Plan de Emergencia bien trabajado y personalizado a los riesgos de la propia empresa no ayuda mucho si no está acompañado por un buen sistema de difusión. Debemos recordar que todos los empleados deben conocer el Plan y que el empleador tiene la obligación de difundirlo. Desde FORMAFOC se promueve la difusión del mismo, reforzando a cada persona en sus propias competencias, responsabilidades y consignas, todo ello acompañado de simulacros prácticos guiados. Esta es la única manera de aumentar la conciencia de las personas y valorar el trabajo realizado a nivel de prevención y seguridad. En un próximo post se hablará de este fenómeno de la difusión.
Sexta etapa: «plan de acción»
En esta última etapa lo que se hace es definir la estrategia a seguir en caso de accidente. En este caso ya no se estaría hablando de prevención, sino de intervención. Un plan de acción bien pensado y entrenado si tiene los medios adecuados, puede reducir la tasa de accidentes, evitar problemas a los responsables de la empresa y, en última instancia, salvar muchas vidas.
Plan de contingencia. Ejemplos
Este ejemplo no es de ninguna manera exhaustivo: «Supongamos una pequeña empresa dedicada a la producción de prendas textiles». En este caso, un análisis de riesgo identificaría (entre otras cosas) lo siguiente:
Activos e interdependencias: Sede central → Centro de procesamiento de datos → Computadoras y almacenamiento → Información de pedidos y facturación → Proceso comercial de ventas → Imagen corporativa.
Este análisis muestra que una amenaza materializada en las oficinas centrales podría afectar el proceso de negocios dedicado a la venta. Aunque esto no impide que la compañía continúe comercializando productos, significan una interrupción temporal en las ventas. Además, causaría un efecto negativo para la imagen corporativa causando posibles pérdidas de clientes.
A continuación se muestran algunas amenazas y sus respectivos impactos:
- Amenaza: Fuego (Los activos afectados son los anteriores y los futuros).
- Impacto: (es un ejemplo ficticio).
- Pérdida del 10% de clientes.
- Imposibilidad de facturación durante un mes.
- Imposibilidad de admitir pedidos durante un mes.
- Reconstrucción manual de pedidos y facturas de otras fuentes.
- Sanciones por accidente de trabajo.
- Inversiones en equipamiento y mobiliario.
- Rehabilitación de los locales.
Plan de Contingencia Ambiental
Las emergencias y desastres causados por fenómenos naturales, sólo pueden minimizarse mediante la formulación de un plan de contingencia ambiental que evite riesgos, daños y, en todo caso, la rehabilitación de servicios básicos que permitan el desarrollo normal de las actividades de una comunidad.
Los cambios sociales conducen a una serie de acciones para enfrentar actos que de una u otra manera amenazan la actividad física de las personas, el patrimonio y el medio ambiente. La explosión social y el surgimiento de pandillas, delitos comunes, drogas, terrorismo y eventos naturales están impulsando una cultura de prevención, que se refleja en los planes de contingencia.
El Plan de contingencia en caso de derrame de hidrocarburos; Es un instrumento de control ambiental aprobado por la CAR (Corporaciones Autónomas Regionales), cuyo objetivo es establecer las acciones que deben ejecutarse ante la ocurrencia de eventos de naturaleza técnica, accidental o humana, para proteger los componentes ambientales presentes en el área. donde desarrolla un proyecto que explora, explota, fábrica, refina, transforma, procesa, transporta o almacena hidrocarburos o sustancias nocivas para la salud y para los recursos hidrobiológicos.
El plan de contingencia nos permite identificar, planificar, prevenir y reducir los riesgos que pueden presentarse al medio ambiente, el paisaje, los recursos naturales y la salud humana, en caso de incidentes, accidentes y / o estados de emergencia, reduciendo los efectos nocivos y la aplicación inmediata de reglas, procedimientos y acciones básicas destinadas a restaurar el daño causado por el evento presentado.