Desde la década de los ochenta, la biblioteca y las comunidades de archivos han utilizado la «preservación» como un término paraguas para actividades que reducen o previenen daños para extender la esperanza de vida de las colecciones, mientras que la «conservación» se refiere más específicamente al tratamiento físico de los elementos dañados. «Conservación preventiva» es otro término que se utiliza para describir actividades de cuidado de colecciones amplias que apoyan la longevidad de artefactos y registros, como el monitoreo ambiental.
Preservación es la protección de bienes culturales a través de actividades que minimizan el deterioro químico y físico y los daños y que evitan la pérdida de contenido informativo. El objetivo principal de la preservación es prolongar la existencia de bienes culturales.
Preservación se refiere al conjunto de actividades que tiene como objetivo prolongar la vida de un registro y metadatos relevantes, o mejorar su valor, o mejorar el acceso a él a través de medios no intervencionistas. Esto incluye acciones tomadas para influenciar a los creadores de registros antes de la selección y adquisición.
Debe distinguirse de la conservación-restauración del patrimonio cultural , que se refiere al tratamiento y la reparación de los elementos individuales para disminuir la decadencia o restaurarlos a un estado utilizable. La conservación se utiliza ocasionalmente indistintamente con preservación, particularmente fuera de la literatura profesional
La preservación implica mantener un equilibrio entre las actividades a nivel de recolección, como el control ambiental, que pueden ser difíciles o costosas de manejar, pero que proporcionan el mayor beneficio a largo plazo para la mayoría de los materiales y actividades a nivel de artículos como el tratamiento de conservación. A menudo más fácil de entender y gestionar, pero puede tener un efecto limitado, especialmente si los elementos se devuelven a un entorno dañino.
Mientras que las actividades diseñadas para mantener las colecciones en condiciones utilizables incluyendo la encuadernación, la reparación y el reformateo siempre han tenido lugar en las bibliotecas, la evolución de las prácticas sistemáticas de conservación de las colecciones basadas en papel comenzó en los años cincuenta y sesenta. A principios de los años 70, la convergencia de una necesidad obvia de preservación y el desarrollo de infraestructura para llevar a cabo actividades de preservación resultó en el reconocimiento creciente de la preservación como una especialidad de la biblioteca separada.